INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Centrem podpory vzdělávání Kutnohorsko
Centrum podpory vzdělávání Kutnohorsko, z. ú. (dále jen „CPV“) si klade za cíl vytvářet a zlepšovat podmínky pro vzdělávání dětí v regionu Kutnohorska a zvyšovat jeho kvalitu. Více na stránce o projektu.
Při naší činnosti přicházíme do kontaktu s Vašimi osobními údaji, které dále za účelem řádného výkonu našich aktivit musíme přiměřenými způsoby zpracovávat. V CPV dbáme na to, abychom všechny Vaše osobní údaje zpracovávali v souladu s platnými právními předpisy. Tento dokument tak má za cíl objasnit, které Vaše osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely, jakými prostředky a dále jaká práva, jakožto subjekt údajů, v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte.
Kdo jsme a naše kontaktní údaje
Centrum podpory vzdělávání Kutnohorsko z.ú. se sídlem Kutná Hora, Bartolomějská 221/11, PSČ 284 01, IČ: 236 83 422, vedené u Městského soudu v Praze, spisová zn. U 1340 a při své činnosti zpracováváme osobní údaje níže uvedených subjektů údajů. Vystupujeme tedy jako správce osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“) a souvisejícími právními předpisy na ochranu osobních údajů.
Subjektem údajů se pro účely tohoto dokumentu rozumí:
obdarovaný – zástupce anebo pracovník (např. zaměstnanec, statutární zástupce, kontaktní osoba) příjemce daru z naší činnosti, tj. zpravidla jakýkoliv zástupce či pracovník školy, dětského domova nebo jiné organizace či instituce zaměřující se na vzdělávání či výchovu dětí a mladistvých a jejich zřizovatelé;
dárce – osoba darující prostředky pro naši činnost v případě, že je fyzickou osobou, nebo zástupce či kontaktní osoba dárce v případě, že je právnickou osobou
dítě a mladistvý, kterému je dar v konečném důsledku určen, předán nebo k jehož vzdělávání a výchově slouží;
zákonný zástupce nebo opatrovník dítěte či mladistvého dle bodu (c) výše;
jakákoliv fyzická osoba, která se na nás obrátí písemně, prostřednictvím e-mailu nebo telefonicky.
Jaké osobní údaje zpracováváme
Při výkonu naši činnosti zpracováváme různé druhy osobních údajů, které lze obecně rozdělit do následujících kategorií:
Jak osobní údaje využíváme
Osobní údaje využíváme v souladu s platnými právními předpisy, a to zejména v těchto případech:
Uzavření a plnění darovací smlouvy
Jste-li dárcem nebo zástupcem obdarovaného, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména v rozsahu identifikačních, kontaktních, platebních údajů a údajů poskytnutých v komunikaci v rámci procesu uzavírání smlouvy o darování, jejího plnění, kontroly a evidence.
Za tímto účelem tak zpracováváme údaje např. v situacích, kdy jako zástupce obdarovaného podáváte žádost o dar z naší činnosti nebo kdy nás kontaktujete jako dárce s návrhem na poskytnutí finančního daru. Údaje zpracováváme taktéž v rámci uzavírání smlouvy a samotného poskytování daru a pak i kontroly plnění smlouvy, jejích podmínek a řádné evidence poskytnutého plnění.
Tyto údaje zpracováváme v rámci předsmluvních vztahů a řádného plnění smlouvy a částečně na základě našich oprávněných zájmů. Poskytnutí těchto osobních údajů je třeba za účelem uzavření smlouvy. V případě, že byste nám tyto osobní údaje neposkytli, nebyli bychom schopni posoudit Vaše oprávnění k poskytnutí daru ani s Vámi uzavřít příslušnou smlouvu a kontrolovat její plnění.
Vaše identifikační, kontaktní a platební údaje zpracováváme taktéž za účelem plnění našich zákonných a jiných právních povinnosti např. v oblasti daní, účetnictví, povinného výkaznictví a zveřejňování ve výročních zprávách a rejstřících. Za tímto účelem můžeme ve výjimečných případech zpracovávat také Vaše fotografie a video/audiozáznamy.
Zpracování Vašich osobních údajů je v takovém případě nezbytné pro splnění našich právních povinností a bez jejich poskytnutí bychom nebyli schopni naše povinnosti řádně plnit.
Marketing a propagace naší činnosti a konkrétních darů, osudů a příběhů
Za účelem propagace a marketingu naší činnosti a rovněž i jednotlivých poskytnutých darů, můžeme zpracovávat Vaše údaje v rozsahu identifikačních a demografických údajů a fotografie a video/audiozáznamu.
V případě, že k výše uvedeným účelům používáme pouze Vaše jméno či jiné identifikační údaje bez přiložení fotografie anebo video/audiozáznamu, jedná se o zpracování prováděné na základě našeho oprávněného zájmu. Poskytnutí těchto Vašich údajů není smluvní ani zákonnou povinností, ale jejich neposkytnutí by nám znemožnilo efektivně propagovat naše činnosti a aktivity.
V některých případech může být za výše uvedenými účely použita pouze Vaše fotografie bez uvedení identifikačních údajů či Vašeho příběhu, v takové situaci nepodléhá použití Vaši fotografie pravidlům na ochranu osobních údajů zakotveným Nařízením a dalšími předpisy na ochranu osobních údajů, nýbrž úpravě zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Bude-li k takovému použití Vaší fotografie potřeba Váš souhlas dle občanského zákoníku, obrátíme se na Vás se žádostí o udělení souhlasu. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a nemůžete k němu být žádným způsobem nuceni.
Řešení Vašich dotazů, návrhů a korespondence
V případě, že se nás rozhodnete oslovit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na našich webových stránkách, budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje poskytnuté v komunikaci za účelem komunikace s Vámi a řešení Vašich dotazů, návrhů a jiných požadavků či připomínek.
Tyto údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy (odpovědi na Váš požadavek) a na základě našich oprávněných zájmů. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonnou ani smluvní povinností, jejich neposkytnutí by nám však znemožnilo efektivně reagovat na Vaše žádosti a komunikovat s Vámi.
Dochází-li zde popsanými způsoby ke zpracování osobních údajů nezletilé osoby mající zákonného zástupce nebo opatrovníka, uplatní se zde popsané zásady zpracování osobních údajů v obdobném a nezbytně nutném rozsahu i na zpracování osobních údajů tohoto zákonného zástupci či opatrovníka. Nadto, má-li být zpracování osobních údajů založeno na souhlasu nezletilého subjektu údajů, uděluje souhlas namísto tohoto subjektu údajů jeho zákonný zástupce nebo opatrovník.
Zároveň Vám zaručujeme, že v rámci našeho zpracování osobních údajů přímo námi (mimo uvedené webové stránky a sociální sítě) nedochází k jejich předávání do třetích zemí mimo území Evropské unie či do mezinárodních organizací a ani k automatizovanému rozhodování nebo profilování.
Jako záruku dodržování našich závazků jsme současně zabezpečili, že Vaše osobní údaje budou použity výhradně pro výše stanovené účely anebo pro zákonné a slučitelné účely, přičemž tato informace se aplikuje na každý z uvedených účelů.
Jak údaje sdílíme
Vaše osobní údaje sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery a našimi přidruženými osobami takovým způsobem, který nám právní předpisy umožňují, a na základě příslušných smluv zajišťujících přiměřenou ochranu osobních údajů.
Námi pověření zpracovatelé
Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům pro účely zpracování osobních údajů pro CPV Kutnohorsko a na základě našich pokynů. Tito partneři musí dodržovat povinnost přísné důvěrnosti v souladu se smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli.
Našimi zpracovateli jsou zejména osoby a společnosti, které pro nás zajišťují účetní a poradenské služby, doručování, servisní služby, právní služby, vymáhání pohledávek, poskytování technických a IT služeb, a jiné poradenské a konzultační činnosti.
Jiní příjemci
Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k těmto osobním údajům, jejich použití, uchovávání nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:
zpracování v souladu s účely a způsoby popsanými výše v tomto dokumentu; zejména se jedná o zpřístupnění údajů našim partnerům (např. Nadační fond Eduzměna, Lípa pro venkov z.s., JOB – spolek pro inovace, Unie rodičů, z.s., Step by Step ČR, z.s.).
dodržení příslušného právního předpisu nebo vykonatelného rozhodnutí orgánů veřejné správy;
uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně vyšetření jejich možného porušení;
postup zaměřený na řešení podvodu či bezpečnostních incidentů;
ochranu před poškozením práv, majetku nebo bezpečnosti naší organizace, našich klientů nebo veřejnosti, tak jak to vyžadují nebo dovolují právní předpisy.
Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli více osobních údajů, než je nezbytné k dosažení daného účelu zpracování.
Jak můžete nakládat s Vašimi osobními údaji
Jako subjekt údajů máte ve stanoveném rozsahu právo rozhodovat o nakládání s Vašimi osobními údaji. Uplatnit níže uvedená práva můžete elektronicky prostřednictvím e-mailu na adrese info@cpv-kh.cz. Budeme se Vám snažit odpovědět co nejdříve, vždy Vám však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti.
Platné právní předpisy a Nařízení Vám přiznávají zejména tato práva:
Právo na přístup
Máte právo od nás požadovat potvrzení o tom, zda se zpracovávají Vaše osobní údaje, a je-li tomu tak, získat kopii těchto údajů a informace vyplývající z čl. 15 Nařízení. V případě velkého množství údajů můžeme požadovat, abyste specifikovali požadavek na konkrétní údaje, které o Vás zpracováváme.
Právo na opravu
K tomu, abychom zpracovávali jen Vaše aktuální osobní údaje, potřebujeme, abyste nám co nejdříve oznámili jejich změnu. V případě, že zpracováváme Vaše nesprávné či neúplné údaje, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
Právo na výmaz
Budou-li naplněny podmínky čl. 17 Nařízení, můžete požadovat výmaz Vašich osobních údajů. O výmaz proto můžete žádat, pokud jste například odvolali Váš souhlas se zpracováním, úspěšně namítali proti našemu oprávněnému zájmu a neexistuje jiný právní základ pro zpracování, anebo v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme nezákonně nebo pominul účel, pro který jsme Vaše osobní údaje zpracovávali a nezpracováváme je za jiným kompatibilním účelem. Vaše osobní údaje však nevymažeme, jsou-li potřebné pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu.
Právo na omezení zpracování
Budou-li naplněny podmínky čl. 18 Nařízení, můžete od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. O omezení proto můžete žádat, když například popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů anebo v případě, že je zpracování protiprávní a Vy si nepřejete, abychom osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje nadále zpracováváme, existují-li důvody pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu.
Právo na přenositelnost
Je-li zpracování založené na Vašem souhlasu anebo prováděné za účelem plnění s Vámi uzavřené smlouvy a zároveň prováděné automatizovanými prostředky, máte právo obdržet od nás Vaše osobní údaje, které jsme od Vás získali, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Budete-li mít zájem a bude-li to technicky možné, Vaše osobní údaje předáme přímo k jinému správci.
Právo vznést námitku proti zpracování
Zpracováváme-li Vaše osobní údaje z důvodu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu anebo při výkonu veřejné moci nám svěřené nebo provádíme-li zpracování na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany, máte právo vznést námitku proti tomuto zpracování. Na základě Vaší námitky zpracování osobních údajů omezíme, a dokud neprokážeme závažné oprávněné důvody zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, osobní údaje nebudeme nadále zpracovávat a Vaše osobní údaje vymažeme.
Právo podat stížnost
Domníváte-li se, že zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s Nařízením, nebo jinými předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost na některý z příslušných dozorových úřadů, zejména v členském státě Vašeho trvalého pobytu, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. Pro území České republiky je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, web www.uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.
Právo odvolat souhlas
Je-li zpracovávání Vašich osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na již provedené zpracování.
Odkud máme Vaše osobní údaje
Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to na základě Vašeho sdělení a komunikace s námi nebo během focení či nahrávání.
Jak dlouho a kde osobní údaje uchováváme
Vaše osobní údaje uchováváme po různě dlouhou dobu v závislosti na důvodu zpracování. Obecně však platí, že osobní údaje zpracováváme po dobu:
existence Centra podpory vzdělávání Kutnohorsko, a to v případě údajů sloužících k propagaci a marketingu naší činnosti nebo zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu;
trvání našeho smluvního vztahu s Vámi;
deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění, pro účely plnění našich zákonných povinností podle daňových předpisů;
až deseti let od konce účetního období, jehož se podklady týkají, pro účely plnění našich zákonných povinností podle účetních předpisů;
do odvolání Vašeho souhlasu v případě, že zpracování je založeno na souhlasu a nemáme jiný právní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů;
do namítnutí zpracování, při kterém Vaše práva a zájmy převáží nad našimi oprávněnými zájmy.
Po uplynutí výše uvedených lhůt jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje pouze pro slučitelné účely a za účelem ochrany našich práv a majetku (tj. zpravidla po dobu příslušné promlčecí lhůty) anebo pro zvláštní účely typu archivace či statistiky
Vaše osobní údaje uchováváme výhradně na serverech společnosti, či u našich důvěryhodných partnerů.
Změny tohoto dokumentu
Znění tohoto dokumentu jsme oprávněni měnit či jakkoliv doplňovat, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelů a prostředků zpracovávání. Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám tohoto dokumentu způsobilým ovlivnit Vaše práva, vhodným způsobem Vás na to s dostatečným předstihem upozorníme.
Vedle tohoto dokumentu Vás můžeme o některých dodatečných způsobech a zásadách zpracování Vašich osobních údajů informovat i prostřednictvím samostatných informací, sdělení či souhlasů.
